Datenschutzerklärung

Stand: 6. Oktober 2026

1. Verantwortliche Stelle

E-Mail: info@wayvo.ch

Die Kaya Advisory GmbH (nachfolgend «wir» oder «Anbieterin») betreibt die Plattform «Wayvo» und ist verantwortlich für die Bearbeitung Ihrer Personendaten auf dieser Website und im Rahmen des Vertrags mit unseren Kunden im Sinne des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) und, soweit anwendbar, der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Daten von Mietkunden: Die Daten, die Autovermietungen in Wayvo über ihre Kundinnen und Kunden erfassen (z. B. Buchungen, Ausweisangaben, Nachrichten), bearbeiten wir im Auftrag der jeweiligen Autovermietung. Verantwortlich ist dann die Autovermietung; wir handeln als Auftragsverarbeiter gemäss unserem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Anfragen zu diesen Daten richten Sie bitte an die Autovermietung; wir leiten Anfragen, die uns erreichen, an sie weiter.

2. Erhobene Daten

Wir erheben und bearbeiten folgende Kategorien von Personendaten:

• Bestandsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Firmenname, Adresse, Telefonnummer bei der Registrierung und Kontoerstellung
• Vertragsdaten: Abonnement-Informationen, Rechnungsdaten, Zahlungsinformationen
• Nutzungsdaten: Zugriffszeitpunkte, verwendete Funktionen, IP-Adresse, Browser-Typ, Gerätetyp
• Inhaltsdaten: Vom Kunden in die Plattform eingegebene Daten (Fahrzeugdaten, Buchungsdaten, Kundendaten des Kunden, Übergabeprotokolle, Fotos, Nachrichten)

3. Zweck der Bearbeitung

Wir bearbeiten Ihre Daten zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und Betrieb der Plattform
• Vertragserfüllung und Abrechnung
• Kundenservice und technischer Support
• Produktverbesserung und Weiterentwicklung
• Sicherstellung der IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention
• Erfüllung gesetzlicher Pflichten

4. Rechtsgrundlagen

Die Bearbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Grundlage von:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / Art. 31 Abs. 2 lit. a DSG): soweit die Bearbeitung zur Erfüllung des Vertrags erforderlich ist
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / Art. 31 Abs. 1 DSG): für Produktverbesserung, IT-Sicherheit und Missbrauchsprävention
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / Art. 31 Abs. 1 DSG): soweit Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, z. B. für Marketing-Kommunikation
• Gesetzliche Pflicht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): für Buchhaltung und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten

5. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeiter

Wir geben Ihre Personendaten nur weiter, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, Sie eingewilligt haben oder eine gesetzliche Pflicht besteht. Für den Betrieb von Wayvo setzen wir folgende Auftragsverarbeiter ein. Die vollständige Liste mit Zweck, Daten und Speicherort finden Sie unter Unterauftragnehmer.

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Deutschland. Server, Datenbank und Dateispeicher der Plattform laufen auf einem Server in Nürnberg; die Datensicherungen liegen in einem separaten Speicher in Falkenstein (beides Deutschland).
• E-Mail: Resend, Inc., USA. Versand der E-Mails der Plattform (z. B. Buchungsbestätigungen, Antworten aus der Inbox) und Empfang weitergeleiteter E-Mails für die Inbox, in der EU-Region von Resend (Irland).
• SMS und WhatsApp: Twilio Inc., USA, soweit unsere Kunden diese Kanäle nutzen. SMS mit dem Absendernamen «Wayvo» werden in der EU-Region von Twilio (Irland) verarbeitet. SMS von einer eigenen Telefonnummer des Vermieters und WhatsApp-Nachrichten laufen über die US-Region von Twilio (USA).
• WhatsApp: Wird WhatsApp genutzt, werden die Nachrichten über die WhatsApp Business Platform von Meta (WhatsApp Ireland Limited bzw. Meta Platforms, Inc., USA) übermittelt.
• Zahlungsabwicklung: Stripe Payments Europe, Limited, Irland, mit Datenübermittlung an Stripe, Inc., USA. Abrechnung der Wayvo-Abonnements und, sofern unsere Kunden Online-Zahlungen aktivieren, Kartenzahlungen in ihren Buchungsportalen. Kartendaten werden ausschliesslich von Stripe verarbeitet und nicht bei uns gespeichert.
• KI-Funktionen (optional): OpenAI (OpenAI Ireland Limited bzw. OpenAI, L.L.C., USA), verarbeitung in den USA. Für drei Funktionen, die nur zum Einsatz kommen, wenn ein Kunde sie nutzt:
  • KI-Assistentin Wanda (Zusatzmodul): Für die Beantwortung von Kundenanfragen in der Inbox werden die letzten Nachrichten der jeweiligen Konversation (höchstens acht) übermittelt, wobei IBAN, Karten- und AHV-Nummern, E-Mail-Adressen und Telefonnummern vorher automatisch entfernt werden, dazu der Vorname der anfragenden Person sowie Fakten zur Anfrage (z. B. Verfügbarkeit, Preis, Öffnungszeiten, Daten der eigenen Buchung). Ausweis-, Führerausweis-, Geburts- und Zahlungsdaten übermittelt Wanda nicht.
  • Führerausweis scannen: Fotografiert ein Mitarbeitender einen Führerausweis, um die Angaben automatisch zu übernehmen, werden die Bilder der Vorder- und Rückseite übermittelt.
  • Bussenverfügung scannen: Das Foto oder PDF einer Bussenverfügung wird übermittelt, um Datum, Ort, Kennzeichen und Betrag auszulesen.
  Die Inhalte werden von OpenAI nicht zum Training von Modellen verwendet und nicht für einen späteren Abruf gespeichert; OpenAI kann Anfragen zur Missbrauchserkennung bis zu 30 Tage aufbewahren. Die Protokolle der Assistentin (Einordnung, Entwurf, Entscheidung) bewahren wir mit Inhalt 90 Tage auf; danach entfernen wir Entwürfe, Zusammenfassungen und Gründe, die Einträge selbst löschen wir nach 12 Monaten.
• Fahrzeug-Import: Groq, Inc., USA. Nur wenn unser Team beim Onboarding eine bestehende Fahrzeugliste übernimmt; übermittelt werden nur Fahrzeugdaten.
• Analyse: derzeit keine (siehe Ziffer 7)

Soweit Daten an Dienstleister in den USA oder anderen Staaten ohne angemessenes Datenschutzniveau übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (in der vom EDÖB anerkannten Fassung) bzw., soweit der Empfänger zertifiziert ist, des EU-U.S. und Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

Karten: Die Fahrzeugkarte im Dashboard lädt Kartenkacheln von OpenStreetMap (OpenStreetMap Foundation, Vereinigtes Königreich), Buchungsportale mit Standortkarte binden eine Karte von OpenStreetMap ein, und Adressen für die Karte werden über den Dienst Nominatim von OpenStreetMap in Koordinaten umgewandelt. Dabei erhält OpenStreetMap die IP-Adresse des Browsers bzw. die gesuchte Adresse.

Schriften: Website, Dashboard und Buchungsportale verwenden Schriften, die wir selbst ausliefern. Einzig die Vorschau der Schriftarten im Portal-Editor des Dashboards lädt Schriften von Google Fonts (Google Ireland Limited), wobei Google die IP-Adresse erhält.

6. Hosting und Speicherort

Die Plattform läuft auf einem Server der Hetzner Online GmbH in Nürnberg, Deutschland. Dort werden die Daten der Plattform gespeichert; die Datenbank ist nicht aus dem Internet erreichbar. Die täglichen Datenbanksicherungen liegen verschlüsselt übertragen in einem separaten Speicher von Hetzner in Falkenstein, Deutschland. Eine Übermittlung an die unter Ziffer 5 genannten Dienstleister ausserhalb der Schweiz und des EWR erfolgt nur, soweit sie für die jeweilige Funktion (E-Mail, SMS, WhatsApp, Zahlungen, KI-Funktionen) nötig ist.

7. Cookies und Tracking

Wir setzen derzeit auf dieser Website, bei der Registrierung, in der Wayvo-Plattform und in den Buchungsportalen unserer Kunden keine Analyse-, Werbe- oder Trackingdienste ein: kein PostHog, keine Firmenerkennung (Leadsy), kein Google Analytics, keine Werbe-Pixel. Es werden dafür weder Skripte geladen noch Kennungen in Cookies oder im lokalen Speicher Ihres Browsers abgelegt.

Gespeichert werden nur Angaben, die für die jeweilige Funktion nötig sind:

• Anmeldung: Session-Cookies für die Anmeldung und den Schutz von Formularen in der Wayvo-Plattform. Sie können nicht deaktiviert werden, ohne dass die Anmeldung nicht mehr funktioniert.
• Kampagnenangaben: Kommen Sie über einen Link mit Kampagnenparametern (utm_…) auf die Website, merken wir uns diese Parameter für die Dauer des Browser-Tabs im Sitzungsspeicher und geben sie an die Registrierung weiter, damit wir sehen, über welche Kampagne ein Konto eröffnet wurde. Es wird keine Kennung Ihrer Person gespeichert.
• Hinweisfenster: Haben Sie ein Hinweisfenster geschlossen, speichern wir das im lokalen Speicher, damit es nicht erneut erscheint.

Sollten wir künftig Analyse- oder Trackingdienste einsetzen, dann nur mit Ihrer vorherigen Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können. Wir passen diese Erklärung vorher an.

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten, insbesondere:

• Verschlüsselung der Datenübertragung mittels TLS
• Hochgeladene Dokumente und Fotos werden verschlüsselt gespeichert; private Dateien sind nur über signierte, zeitlich befristete Links abrufbar
• Die Datenbank läuft auf einem eigenen Server in Deutschland und ist nicht aus dem Internet erreichbar; der Server ist durch eine Firewall geschützt, der Zugang erfolgt nur per SSH-Schlüssel
• Strikte Trennung der Daten jedes Kunden sowie Rollen und Berechtigungen für Mitarbeitende
• Ein Aktivitätsprotokoll hält fest, wer welche Daten geändert hat
• Tägliche Datensicherung an einen separaten Standort, 30 Tage gegen Änderung und Löschung gesperrt
• Passwörter werden ausschliesslich als kryptografische Hashes (bcrypt) gespeichert

Die Massnahmen im Einzelnen beschreibt der Anhang unseres Auftragsverarbeitungsvertrags.

9. Aufbewahrung und Löschung

Personendaten werden nur so lange aufbewahrt, wie es für die Erfüllung des Vertragszwecks oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Im Einzelnen:

• Vertragsdaten: Dauer des Vertragsverhältnisses zuzüglich gesetzlicher Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre gemäss OR)
• Inhaltsdaten nach Vertragsende: 30 Tage nach dem Vertragsende (Ende des Abonnements bzw. Pausierung des Buchungsportals nach einer Testphase ohne Abonnement) löschen wir das Konto mit allen Daten und Dateien automatisch. Bis dahin können Sie Ihre Daten unter Einstellungen → Daten exportieren; 7 Tage vor der Löschung erhalten Sie einen Hinweis per E-Mail. Vor der Löschung erstellen wir eine Sicherungskopie des Kontos, die wir noch 90 Tage aufbewahren, damit wir das Konto auf Ihren Wunsch wiederherstellen können; danach wird sie endgültig gelöscht. Datenbanksicherungen laufen spätestens nach 35 Tagen ab.
• Nachrichten in der Inbox: Konversationen ohne Aktivität während 24 Monaten werden samt Anhängen gelöscht. Wird ein Mietkunde gelöscht, werden auch seine Nachrichten, Kontaktangaben und Dokumente gelöscht.
• Versandprotokoll: versendete E-Mails, SMS und WhatsApp-Nachrichten mit Empfänger, Absender, Betreff und vollständigem Inhalt (bei Anhängen nur die Dateinamen) werden nach 24 Monaten gelöscht, mit einer gelöschten Konversation oder einem gelöschten Mietkunden sofort.
• Protokolle der KI-Assistentin: Inhalte nach 90 Tagen entfernt, Einträge nach 12 Monaten gelöscht
• Aktivitätsprotokoll: 24 Monate

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden Daten gelöscht oder anonymisiert.

10. Rechte der Betroffenen

Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer Personendaten:

• Auskunft: Sie können Auskunft über die von uns bearbeiteten Daten verlangen.
• Berichtigung: Sie können die Korrektur unrichtiger Daten verlangen.
• Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung: Sie können die Einschränkung der Bearbeitung verlangen.
• Datenportabilität: Sie können die Herausgabe Ihrer Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format verlangen.
• Widerspruch: Sie können der Bearbeitung Ihrer Daten jederzeit widersprechen.
• Widerruf der Einwilligung: Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an info@wayvo.ch. Geht es um Daten, die eine Autovermietung über Sie in Wayvo erfasst hat, wenden Sie sich an die Autovermietung (siehe Ziffer 1).

11. Änderungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienstleistungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Seite verfügbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir registrierte Nutzer per E-Mail.

12. Kontakt und Aufsichtsbehörde

Bei Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter info@wayvo.ch.

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB):

Stand: 6. Oktober 2026