Automatische Rechnungsstellung für Autovermietungen
Dieser Beitrag bezieht sich auf die Schweiz. Wayvo für Deutschland und Österreich.
Rechnungen von Hand kosten Sie mehr, als Sie denken
Freitagnachmittag, vier Rückgaben hintereinander. Für jede Rechnung derselbe Ablauf: Mietvertrag heraussuchen, Tarif nachschlagen, Mietdauer berechnen, Extras zusammenrechnen, MwSt. kalkulieren, Word-Vorlage ausfüllen, QR-Code irgendwie einbauen, als PDF exportieren, per E-Mail versenden, ablegen.
Pro Rechnung: 15 bis 25 Minuten. Bei vier Rückgaben: über eine Stunde — nur für Papierarbeit. Und morgen kommen die nächsten.
Das ist die Realität in den meisten kleinen Schweizer Autovermietungen. Manuelle Rechnungsstellung ist einer der grössten Zeitfresser — und einer der unnötigsten.
- ⏱️ 6–8 Stunden pro Monat nur für Rechnungen (bei 20+ Vermietungen)
- ❌ 5 % Fehlerquote — falsche Tarife, vergessene Extras, falsche MwSt.-Berechnung
- 💸 Verspätete Zahlungen — weil Rechnungen zu spät verschickt werden
- 📄 QR-Rechnung? In Word? — Swiss QR-Code in eine Word-Vorlage einbauen ist ein Albtraum
- 📂 Archivierungs-Chaos — PDFs auf dem Desktop statt revisionssicherer Ablage
- 😤 Treuhänder-Frustration — wenn der Jahresabschluss heranrückt und die Belege nicht passen
Die versteckten Kosten: 20 Vermietungen × 20 Min. pro Rechnung × CHF 50/h interner Stundensatz = CHF 333 pro Monat — oder CHF 4'000 pro Jahr — nur für das manuelle Erstellen von Rechnungen. Fehler, Korrekturen und verspätete Zahlungen nicht eingerechnet.
Wayvo automatisiert Ihre Rechnungsstellung — vom Buchungsende bis zum Zahlungseingang
Bei Wayvo wird die Rechnung nicht separat erstellt. Sie entsteht automatisch aus den Buchungsdaten, die bereits im System vorhanden sind. Kein Abtippen, kein Nachrechnen, keine Fehlerquelle.
Automatisch generiert aus Buchungsdaten
Die Software weiss alles: Welcher Kunde, welches Fahrzeug, welcher Zeitraum, welcher Tarif, welche Extras. Bei der Fahrzeugrückgabe wird die Rechnung daraus automatisch erstellt — mit einem Klick oder vollautomatisch. Keine doppelte Dateneingabe, kein Copy-Paste.
Swiss QR-Rechnung — standardkonform
Seit 2022 ist die QR-Rechnung der Standard in der Schweiz. Einzahlungsscheine gibt es nicht mehr. Wayvo generiert den Swiss QR-Code automatisch auf jeder Rechnung — korrekt formatiert, mit allen Pflichtfeldern, direkt bezahlbar per Banking-App. Kein separater QR-Generator nötig.
MwSt. automatisch korrekt
Der aktuelle Schweizer MwSt.-Normalsatz (8,1 % seit 2024) wird automatisch berechnet und ausgewiesen — auf jeder Rechnung, für jeden Posten. Bei Satzänderungen aktualisiert sich das System. Sie müssen nicht mehr selbst rechnen.
Digitaler Versand per E-Mail
Nach Erstellung wird die Rechnung als PDF automatisch per E-Mail an den Kunden versendet. Professionell formatiert, mit Ihrem Logo, sofort beim Kunden im Postfach. Kein manuelles Anhängen, kein Vergessen.
Revisionssichere Archivierung
Jede Rechnung wird automatisch gespeichert — mit fortlaufender Rechnungsnummer, Kundenzuordnung und Buchungsreferenz. 10 Jahre lang digital archiviert, jederzeit auffindbar und exportierbar. Ihr Treuhänder bekommt einen sauberen Export statt eines Ordners voller PDFs.
Umsatzübersicht in Echtzeit
Dashboard-Ansicht Ihrer Einnahmen: pro Fahrzeug, pro Zeitraum, pro Kunde. Offene Rechnungen, bezahlte Rechnungen, Gesamtumsatz — alles auf einen Blick. Keine Spreadsheets, keine manuellen Auswertungen.
Was automatisierte Rechnungsstellung Ihnen konkret bringt
90 % weniger Zeitaufwand
Statt 15–25 Minuten pro Rechnung: 1–2 Minuten. Bei 25 Vermietungen pro Monat sparen Sie über 7 Stunden monatlich — fast einen vollen Arbeitstag. Zeit, die Sie für Ihr Kerngeschäft nutzen: Kundenservice, Fahrzeugpflege, Wachstum.
Null Rechenfehler
Falscher Tarif angewendet? Extra vergessen? MwSt. falsch berechnet? Mit automatischer Rechnungsstellung passiert das nicht. Die Rechnung wird aus den gleichen Daten erstellt, die bei der Buchung erfasst wurden. Was richtig gebucht ist, wird richtig abgerechnet.
Schnellere Zahlungseingänge
Rechnungen, die sofort verschickt werden, werden schneller bezahlt. Kein "ich schicke die Rechnung morgen", kein "die lag noch auf meinem Schreibtisch". Bei Rückgabe: Rechnung. Per E-Mail. Mit QR-Code. Der Kunde bezahlt auf dem Heimweg in der Banking-App.
Audit-ready für den Treuhänder
Fortlaufende Rechnungsnummern, korrekte MwSt.-Ausweise, lückenlose Archivierung. Wenn der Treuhänder kommt, drücken Sie "Export" — fertig. Keine Ordner durchsuchen, keine fehlenden Belege, keine Nummernlücken.
Professioneller Eindruck beim Kunden
Eine saubere, professionell formatierte Rechnung mit Ihrem Logo und Swiss QR-Code signalisiert: Dieser Betrieb ist organisiert. Das stärkt Vertrauen und fördert Wiederbuchungen. Handgeschriebene Rechnungen oder veraltete Word-Vorlagen vermitteln das Gegenteil.
Weniger Kundenreklamationen
Fehlerhafte Rechnungen führen zu Nachfragen und Korrekturen — jede davon kostet Zeit und beschädigt das Vertrauen. Automatisierte Rechnungen sind fehlerfrei, transparent und nachvollziehbar. Weniger Reklamationen, weniger Nacharbeit, zufriedenere Kunden.
How It Works Section
So funktioniert automatisierte Rechnungsstellung mit Wayvo
Schritt 1: Buchung wird erfasst
Ob über das Online-Buchungsportal oder manuell im Dashboard — bei jeder Buchung werden alle relevanten Daten erfasst: Kunde, Fahrzeug, Zeitraum, Tarif, Extras. Diese Daten sind die Grundlage für die spätere Rechnung.
Schritt 2: Fahrzeug wird zurückgegeben
Bei der Rückgabe prüfen und bestätigen Sie: Kilometerstand, Tankfüllung, Zustand. Falls Sonderposten anfallen (Reinigung, Schadenspauschale), ergänzen Sie diese mit einem Klick.
Schritt 3: Rechnung wird automatisch generiert
Wayvo erstellt die Rechnung aus allen Buchungs- und Rückgabedaten: Mietdauer, Tarif, Extras, Sonderposten, 8,1 % MwSt. — alles automatisch berechnet. Swiss QR-Code inklusive. Fortlaufende Rechnungsnummer vergeben. PDF erzeugt.
Schritt 4: Rechnung wird versendet und archiviert
Ein Klick — oder vollautomatisch: Die Rechnung geht als PDF per E-Mail an den Kunden. Gleichzeitig wird sie revisionssicher im System archiviert, mit Buchungsreferenz und Kundenzuordnung. Jederzeit wieder abrufbar — auch in 10 Jahren.
Das Ergebnis: Von der Rückgabe bis zur versendeten Rechnung vergehen Sekunden statt Stunden.
Swiss Specifics Section
Gebaut für Schweizer Anforderungen
Wayvo ist kein internationales Tool, das nachträglich an die Schweiz angepasst wurde. Die Rechnungsstellung ist von Grund auf für den Schweizer Markt gebaut — mit allen Besonderheiten, die Ihr Betrieb und Ihr Treuhänder erwarten.
Swiss QR-Rechnung (Standard seit 2022)
Jede Rechnung enthält einen normkonformen Swiss QR-Code. Ihre Kunden bezahlen bequem per Banking-App — TWINT, ZKB, UBS, PostFinance, Raiffeisen und alle anderen Schweizer Banken. Kein separater Einzahlungsschein, kein manuelles Überweisen mit IBAN-Abtippen.
MwSt. zu 8,1 % (Normalsatz seit 2024)
Der aktuelle Schweizer Normalsatz wird automatisch angewendet. Bei Satzänderungen (wie zuletzt von 7,7 % auf 8,1 %) aktualisiert sich das System — keine manuellen Anpassungen an Word-Vorlagen nötig.
CHF als Währung — nativ
Keine Umrechnung, kein EUR-zu-CHF-Hack. Alle Preise, Tarife und Rechnungen sind in Schweizer Franken. So wie es Ihre Kunden und Ihr Treuhänder erwarten.
Eigener Server in der EU
Kunden- und Rechnungsdaten liegen auf Wayvos eigenem Server in der EU (Deutschland) — keine US-Cloud.
10-Jahres-Archivierung
Schweizer Unternehmen müssen Geschäftsunterlagen 10 Jahre aufbewahren. Wayvo archiviert jede Rechnung digital, revisionssicher und jederzeit exportierbar. Kein USB-Stick, kein Ordner im Keller.
Comparison Section
Vorher vs. Nachher — die Zahlen sprechen für sich
Beispiel: Vermietung mit 15 Fahrzeugen, 25 Vermietungen pro Monat
| Kennzahl | Manuell (Word/Excel) | Mit Wayvo |
|---|---|---|
| Zeit pro Rechnung | 15–25 Min. | 1–2 Min. |
| Zeitaufwand pro Monat | 8+ Stunden | 50 Minuten |
| Zeitaufwand pro Jahr | 100+ Stunden | 10 Stunden |
| Fehlerquote | ~5 % | ~0 % |
| Korrekturen pro Jahr | 15–20 | 0 |
| QR-Rechnung | Manuell (aufwendig) | Automatisch |
| MwSt.-Berechnung | Manuell | Automatisch |
| Archivierung | Ordner mit PDFs | Revisionssicher, 10 Jahre |
| Treuhänder-Export | Stunden (manuell) | 1 Klick |
Netto-Ersparnis: ~90 Stunden und CHF 4'500+ pro Jahr — allein durch Rechnungsautomatisierung.
Automatisierte Rechnungen inklusive — kein Zusatzmodul
Start CHF 49/Mt. inkl. 5 Fahrzeuge oder Pro CHF 99/Mt. inkl. 10 Fahrzeuge und Wanda, jedes weitere Fahrzeug CHF 4/Mt.
Die automatisierte Rechnungsstellung ist kein kostenpflichtiges Add-on. Sie ist integraler Bestandteil jeder Wayvo-Lizenz:
✓ Automatische Rechnungserstellung aus Buchungsdaten ✓ Swiss QR-Rechnung auf jeder Rechnung ✓ Korrekte MwSt.-Berechnung (8,1 %) ✓ Digitaler Versand per E-Mail als PDF ✓ Fortlaufende Rechnungsnummern ✓ Revisionssichere 10-Jahres-Archivierung ✓ Umsatzübersicht und Treuhänder-Export ✓ Online-Buchungsportal, Flottenmanagement und mehr
14 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig. Monatlich kündbar.
Die Rechnung: ab CHF 49/Mt. Wayvo-Kosten vs. CHF 330+/Mt. Zeitkosten für manuelle Rechnungsstellung. ROI ab Tag 1.
Häufige Fragen zur automatisierten Rechnungsstellung
Werden die Rechnungen im Swiss QR-Rechnungsformat erstellt? Ja. Jede Rechnung enthält einen normkonformen Swiss QR-Code, der von allen Schweizer Banking-Apps gelesen werden kann. Ihre Kunden bezahlen mit einem Scan — TWINT, ZKB, UBS, PostFinance, Raiffeisen und alle weiteren Schweizer Banken.
Stimmt die MwSt. automatisch? Ja. Der aktuelle Schweizer Normalsatz (8,1 % seit 2024) wird automatisch auf alle Positionen angewendet und korrekt ausgewiesen. Bei künftigen Satzänderungen wird das System aktualisiert — Sie müssen nichts manuell anpassen.
Kann ich die Rechnungsvorlage an mein Firmendesign anpassen? Ja. Ihr Logo, Ihre Firmendaten und Ihre Bankverbindung werden einmal konfiguriert und erscheinen automatisch auf jeder Rechnung. Das Layout ist professionell und konsistent — immer.
Wie werden die Rechnungen archiviert? Digital, revisionssicher und fortlaufend nummeriert. Jede Rechnung ist mit der entsprechenden Buchung verknüpft und jederzeit über das Dashboard abrufbar. Für den Treuhänder gibt es einen CSV- oder PDF-Export — ein Klick für den gesamten Zeitraum.
Kann ich auch manuelle Positionen auf die Rechnung setzen? Ja. Standardpositionen (Miete, Extras) werden automatisch übernommen. Sonderposten wie Reinigungspauschale, Schadenskosten oder individuelle Rabatte können Sie vor dem Versand ergänzen oder anpassen.
Was ist mit Gutschriften und Stornierungen? Wayvo erstellt bei Bedarf Gutschriften mit Bezug auf die Originalrechnung — korrekt nummeriert und archiviert. Die Lückenlosigkeit Ihrer Rechnungsnummern bleibt gewährleistet.
Ersetzt Wayvo meine Buchhaltungssoftware (z. B. Bexio)? Wayvo ist keine Buchhaltungssoftware, sondern ergänzt sie. Die Rechnungsdaten lassen sich exportieren und in Bexio, Abacus oder jede andere Schweizer Buchhaltungslösung importieren. Wayvo automatisiert die Rechnungserstellung; Ihre Buchhaltung bleibt, wo sie ist.
Sind meine Rechnungsdaten sicher? Alle Daten werden auf Wayvos eigenem Server in der EU (Deutschland) gespeichert und SSL-verschlüsselt übertragen. Keine US-Cloud.
Schluss mit Rechnungen von Hand
Ihre nächste Rückgabe steht an. Statt 20 Minuten Word-Vorlage und Taschenrechner: ein Klick. Rechnung erstellt, QR-Code inklusive, per E-Mail beim Kunden, archiviert im System.
Erstellen Sie jetzt Ihr Wayvo-Konto und erleben Sie, wie sich automatisierte Rechnungsstellung anfühlt.
📧 info@wayvo.ch | 📞 Persönlicher Support | 🇨🇭 Made in Switzerland
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