Software für die Autovermietung: Worauf achten? Checkliste für die Schweiz (2026)

Stand: Oktober 2026. Diese Checkliste hilft Ihnen, eine Software für Ihre Autovermietung in der Schweiz auszuwählen. Sie ist so geschrieben, dass Sie sie auf jede Lösung anwenden können. Wo es passt, zeigen wir, wie Wayvo den Punkt löst; Wayvo ist unsere eigene Software, das sagen wir offen.

Was ist eine Software für die Autovermietung?

Eine Software für die Autovermietung (auch Vermietsoftware oder Mietwagen-Software) ist ein Programm, das die Abläufe einer Fahrzeugvermietung an einem Ort verwaltet: Fahrzeuge und ihre Verfügbarkeit, Buchungen und Preise, Kunden und Führerausweise, Mietverträge, Kaution und Zahlungen, Übergabe- und Rückgabeprotokolle, Rechnungen, Schäden und Bussen. Moderne Lösungen laufen im Browser auf Computer, Tablet und Handy und haben ein Online-Buchungsportal, über das Kunden selbst buchen und bezahlen.

Der Unterschied zu Excel oder einem Kalender: Die Software weiss, welches Fahrzeug wann frei ist, rechnet den Preis selbst, erstellt Dokumente aus der Buchung und erinnert an Fristen. Das spart Zeit und verhindert die teuersten Fehler kleiner Vermietungen: Doppelbuchungen, nicht dokumentierte Vorschäden und Bussen, die beim Halter hängen bleiben.

Ab wann braucht eine Autovermietung eine Software?

Eine feste Grenze gibt es nicht. Typische Signale sind:

• mehr als zwei oder drei Fahrzeuge oder mehr als eine Person, die Buchungen annimmt
• Kunden fragen, ob sie online buchen und mit Karte zahlen können
• Übergaben auf Papier, Fotos verstreut auf Handys
• Bussen oder Schäden werden nicht oder erst spät weiterverrechnet
• Sie wissen nicht genau, welches Fahrzeug Geld verdient

Für eine Neugründung lohnt sich die Software von Anfang an: Der Wechsel von einer eingespielten Excel-Lösung ist aufwendiger als ein Start mit dem richtigen Werkzeug. Mehr dazu im Leitfaden zur Gründung einer Autovermietung.

Die Checkliste: 12 Kriterien

1. Verfügbarkeit und Buchungen ohne Doppelbuchung

Worauf achten: Buchungen mit Datum und Uhrzeit, Belegungskalender pro Fahrzeug, Puffer zwischen zwei Mieten (Reinigung, Kontrolle), Verlängerung und frühere Rückgabe mit Neuberechnung.

Wayvo: Buchungsliste und Belegungskalender, Buchung am Telefon mit Anzeige der freien Fahrzeuge, Puffer pro Betrieb, Verlängerung und frühzeitige Rückgabe mit neuem Vertrag und neuer Rechnung.

2. Online-Buchungsportal mit Zahlung

Worauf achten: Kunden sehen echte Verfügbarkeit und den Endpreis, buchen rund um die Uhr und zahlen online. Das Portal sollte in Ihrem Design und auf Ihrer Domain laufen und in der Schweiz mindestens Deutsch und Französisch können.

Wayvo: Eigenes Buchungsportal mit drei Vorlagen, Ihrer Farbe, Schrift und Domain (HTTPS automatisch), in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Zahlung online per Karte, bei Abholung oder auf Rechnung mit QR-Code. Ein Widget zeigt Ihre Fahrzeuge auf Ihrer bestehenden Website.

3. Preise, Tarife und Zuschläge

Worauf achten: Stunden-, Tages-, Wochenend-, Wochen- und Monatspreise, Saisonpreise, Zuschläge für Junglenker oder Fahrten ins Ausland, Kilometerpakete, Versicherungsoptionen mit Selbstbehalt, Extras und Promo-Codes. Der Preis muss im Portal und im Büro identisch berechnet werden.

Wayvo: Tarife mit Preisstaffel von der Stunde bis zum Monat, Wayvo wählt automatisch die günstigste Kombination. Regeln für Zuschläge und Rabatte (Alter, Vorlauf, Mietdauer, Abholtag), Kilometer- und Versicherungspakete, Extras, Auslandpauschale und Promo-Codes. Online-Preise werden auf dem Server neu berechnet. Mehr: Preise und Tarife, Mietpreise kalkulieren.

4. Mietvertrag und AGB

Worauf achten: Vertrag automatisch aus der Buchung, mit Fahrzeug, Mietdauer, Preis, Kaution und Ihren AGB, digital unterschrieben und dem Kunden zugestellt.

Wayvo: Mietvertrag als PDF mit Ihren AGB, bei Bestätigung per E-Mail an den Kunden, mit den Unterschriften aus der Übergabe. Siehe auch Mietvertrag für Autovermietungen.

5. Kaution und Kartenzahlung

Worauf achten: Kaution als Reservation (Vorautorisierung) auf der Kreditkarte statt Belastung und Rückerstattung; Teileinzug für Schäden oder Mehrkilometer; klare Gebühren für Kartenzahlungen. Fragen Sie, ob der Anbieter auf Kartenzahlungen einen eigenen Aufschlag erhebt.

Wayvo: Kartenzahlungen laufen über Ihr eigenes Stripe-Konto ohne Wayvo-Aufschlag (es gelten nur die Stripe-Gebühren). Die Kaution wird vor der Abholung auf der Karte reserviert und nach der Rückgabe freigegeben oder teilweise eingezogen; Kautionsregeln legen die Höhe fest. Mehr: Kaution bei der Autovermietung.

6. Digitale Übergabe und Rückgabe

Worauf achten: Protokoll auf Tablet oder Handy mit Kilometerstand, Tank, Fotos aller Seiten, bekannten Schäden und Unterschrift beider Seiten. Bei der Rückgabe Vergleich mit der Übergabe und automatische Abrechnung von Mehrkilometern und Tank.

Wayvo: Übergabe in sechs Schritten mit Fotos (auch Video) von sechs Positionen, Checkliste, Schäden und zwei Unterschriften, PDF an den Kunden. Bei der Rücknahme rechnet Wayvo Mehrkilometer, Tankzuschlag und Verspätung. Siehe Checkliste Übergabeprotokoll.

7. Automatische Kommunikation

Worauf achten: Bestätigung, Vertrag, Erinnerung vor Abholung und Rückgabe, Rechnung und Zahlungserinnerung ohne Handarbeit, per E-Mail und SMS. Kundenanfragen gehören an einen Ort.

Wayvo: Automatische E-Mails mit Ihrem Logo, Erinnerungen vor Abholung und Rückgabe, SMS auf Wunsch, Bewertungsanfrage nach der Miete, Zahlungserinnerungen. E-Mails Ihrer Kunden landen in der Wayvo-Inbox beim richtigen Kunden. Eine WhatsApp-Anbindung ist geplant, aber noch nicht verfügbar.

8. Rechnung mit Schweizer QR-Rechnung und MWST

Worauf achten: Seit Oktober 2022 nimmt der Schweizer Finanzplatz nur noch QR-Rechnungen an (SIX, QR-Rechnung). Die Software sollte Rechnungen mit QR-Zahlteil, MWST-Ausweis und fortlaufender Nummer selbst erstellen.

Wayvo: Rechnung automatisch nach der Miete, mit allen Positionen inklusive Verlängerung, Mehrkilometern und Tank, Schweizer QR-Zahlteil (QR-IBAN oder IBAN mit Referenz), MWST 8,1 % mit Ihrer MWST-Nummer, Zahlungserinnerungen.

9. Schäden und Bussen

Worauf achten: Schäden mit Fotos, Kosten und Status bis zur Reparatur. Ordnungsbussen gehen in der Schweiz an den Halter; die Software sollte die Busse der richtigen Miete zuordnen, dem Mieter weiterverrechnen und bei Nichtzahlung die Lenkerangabe an die Behörde vorbereiten. Hintergrund: Bussen und Halterhaftung bei Mietwagen.

Wayvo: Bussen-Scanner für Foto und PDF, automatische Zuordnung zur Miete zur Tatzeit, Bussenrechnung mit Bearbeitungsgebühr und Zahllink, vorbereitete Lenkerangabe mit erkannter Behörde und überwachten Fristen. Schäden mit Fotos, Kosten, Werkstatt und Weiterverrechnung.

10. Flotte, Fristen und Rendite pro Fahrzeug

Worauf achten: MFK, Service und Versicherungen pro Fahrzeug mit Erinnerung; Kosten pro Fahrzeug; Auslastung; die Frage, ob sich ein Fahrzeug rechnet.

Wayvo: Wartung und MFK mit Service-Intervall, Versicherungspolicen, Ausgaben pro Fahrzeug, Hinweise 30 Tage vor Fristen. Wirtschaftlichkeit pro Fahrzeug mit Investition, Betriebskosten, Amortisation und Break-even-Prognose. Mehr: Rendite pro Fahrzeug berechnen.

11. Mitarbeitende, Protokoll und Datenschutz

Worauf achten: Eigene Logins mit Rechten, nachvollziehbare Änderungen, Datenstandort, Export aller Daten. Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG, in Kraft seit 1. September 2023) verlangt unter anderem angemessene Datensicherheit (Art. 8 DSG, SR 235.1).

Wayvo: Mitarbeiter-Logins mit Rechten pro Bereich, Aktivitätsprotokoll mit Vorher/Nachher (24 Monate), Daten auf eigenem Server in Deutschland, Unterauftragnehmer offen gelistet (Liste), Datenexport als ZIP jederzeit.

12. Preis, Vertrag und Ausstieg

Worauf achten: Gesamtkosten für Ihre Flotte heute und in zwei Jahren, Einrichtungskosten, Zusatzmodule, Zahlungsgebühren, Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist.

Wayvo: Start CHF 49 inklusive 5 Fahrzeuge, Pro CHF 99 inklusive 10 Fahrzeuge pro Monat, jedes weitere CHF 4, zzgl. MWST; der komplette Mietablauf in jedem Paket, Pro mit der KI-Assistentin Wanda, monatlich kündbar, 14 Tage kostenlos testen. Optional GPS-Tracking (CHF 7.90 pro Tracker und Monat). Preisrechner.

Checkliste zum Ausdrucken

Fragen für die Demo

1. Spielen Sie eine Miete mit Uhrzeit, Kaution und Kartenzahlung von der Buchung bis zur Rechnung durch. Wie viele Klicks und Programme braucht es?
2. Was passiert, wenn der Kunde einen Tag verlängert? Wird nachbelastet, werden Vertrag und Rechnung neu erstellt?
3. Wie kommt eine Busse, die drei Wochen nach der Miete eintrifft, zum richtigen Mieter?
4. Wie sehe ich, ob ein bestimmtes Fahrzeug nach Abzug aller Kosten Geld verdient?
5. Wie bekomme ich alle meine Daten heraus, wenn ich wechsle?

Häufige Fragen

Was kostet eine Software für die Autovermietung in der Schweiz? Die Preismodelle sind unterschiedlich: monatliche Grundgebühr, Preis pro Fahrzeug, Preis pro Buchung oder Kombinationen, teils mit Einrichtungskosten. Rechnen Sie die Gesamtkosten für Ihre Flottengrösse inklusive Zahlungsgebühren. Wayvo kostet im Paket Start CHF 49 pro Monat inklusive 5 Fahrzeuge plus CHF 4 pro weiteres Fahrzeug, zzgl. MWST; für 10 Fahrzeuge sind das CHF 69 pro Monat.

Brauche ich eine eigene Website, um online Buchungen anzunehmen? Nicht zwingend. Viele Lösungen bringen ein Buchungsportal mit, das als eigene Website funktioniert. Bei Wayvo läuft das Portal unter einer Wayvo-Adresse oder Ihrer eigenen Domain und lässt sich mit einem Widget in eine bestehende Website einbinden.

Ist eine Schweizer Software Pflicht? Nein. Wichtig ist, dass die Software Schweizer Anforderungen abdeckt: CHF, MWST, QR-Rechnung, Landessprachen und die Abläufe bei Ordnungsbussen. Internationale Lösungen decken nicht immer alle diese Punkte ab; fragen Sie gezielt danach.

Kann ich mit wenigen Fahrzeugen starten? Ja. Wählen Sie eine Software, deren Preis mit der Flotte wächst und die monatlich kündbar ist. Wayvo beginnt bei einem Fahrzeug.

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Wayvo ist die Software für Autovermietungen in der Schweiz, entwickelt in Cham ZG. Wayvo auf einen Blick · 14 Tage kostenlos testen